Uw bedrijf groeit en u wilt graag gecontroleerd verder groeien maar daarbij ook nog overzicht behouden over uw organisatie. Al snel zal uw keuze vallen op een ERP-pakket eventueel aangevuld met CRM. De mogelijkheden bestaan, alleen de diversiteit aan softwarepakketten maken uw keuze moeilijk. Daarbij speelt ook nog het feit dat niet alle softwarepakketten geschikt zijn voor uw bedrijf ook al beweren accountmanagers en mooie brochures van wel.

U wilt vernieuwen en verbeteren, echter zal uw bedrijf gewoon door moeten draaien tijdens de implementatie. Wij zijn uw extra capaciteit die er voor zorgt dat de implementatie een succes wordt.

Heeft u inmiddels een softwarepakket aangeschaft en ondervindt u problemen of verloopt het niet zoals verwacht? Dan kunt u bij ons terecht. Ook kunnen we kijken naar mogelijke aanvullingen.

 

Voordelen van ERP software:

• Centrale database binnen uw gehele bedrijf waardoor de kans op inconsistente data minimaal is;
• Beter zicht op gemaakte offertes en afspraken met de klant;
• Koppeling met uw bedrijfsagenda zodat afspraken worden vastgelegd en u niets meer vergeet;
• Meer- en minderwerk duidelijk in kaart en projectmatig gekoppeld;
• Verbetering klantenservice;
• Duidelijke rapportages;
• Als een medewerker uit valt, heeft dit geen gevolgen voor uw bedrijf;
• Algehele kostenbesparing door efficiëntere werkwijze;
• Verlaging accountantskosten;
• Alle voordelen die u wilt behalen zijn alleen mogelijk door een goede implementatie en commitment van uw medewerkers.

Software selectieprocedure en implementatie:

 

Bedrijfsprocessen

Voordat er überhaupt een keuze gemaakt kan worden voor een ERP pakket is het noodzakelijk uw gehele bedrijf in kaart te brengen. Ieder bedrijf is anders dus ook uw bedrijf. Als externe partij kunnen wij u daarbij ondersteunen. ERP-software zorgt voor aansluiting tussen al uw bedrijfsprocessen die voorheen als losse schakels opereerden. Een goed overzicht is daarom cruciaal.

Eisen en wensenlijst

Aan de hand van de in kaart gebrachte bedrijfsprocessen kan er een eisen en wensenlijst opgesteld worden.

Eisen: Wat moet het pakket zeker kunnen?

Wensen: Wat zou mooi zijn?

Het ideale pakket zal dus aan alle eisen en wensen voldoen. In de praktijk is dit niet haalbaar, vooral omdat de kosten dan niet meer in verhouding staan. Streven naar een zo goed mogelijke benadering zonder de kosten uit het oog te verliezen is de kunst.

Ook het budget wordt met u besproken.

Keuze ERP Pakket

Vervolgens zoeken we uit welk pakket de vertaalslag naar uw bedrijfsprocessen en de eisen en wensenlijst het best benaderd. Hiervoor benaderen we meerdere software leveranciers en vragen waar mogelijk demonstratiepakketten aan. Tevens kijken we naar referenties en beoordelingen van de leveranciers.

Het is nooit verkeerd een leverancier uit te nodigen of te bezoeken alvorens u een keuze maakt.

Implementatie

We zullen het softwarepakket zo inrichten dat er direct mee gewerkt kan worden in een testfase. In deze testfase leggen we de werking uit aan de gebruikers en laten we direct de positieve kanten zien van het pakket (ook kritiek is welkom). De beste leerweg is om software te gebruiken en waar nodig bij te springen. Leren vanuit een dikke handleiding werkt niet!

Het pakket gedurende een bepaalde periode schaduw draaien met de oude werkwijze. In de tussentijd wordt het pakket (samen met de verantwoordelijke gebruikers) gevuld met bijvoorbeeld manuren, artikelen, lopende projecten, leveranciers, klanten, grootboekrekeningen, etc.

De gebruikers kunnen, zullen en moeten met vragen komen en daarbij worden ze geholpen. Ook kunnen we hulp bieden op afstand via een internet support verbinding.

Voorbeelden van uitleg aan de gebruikers:

• Maken van offertes (ook voor STABU);
• Boeken van uren;
• Aanmaken van projecten;
• Opstellen inkoop- en verkooporders;
• Boeken van kas en bank;
• Automatische betalingen (CLIEOP);
• Inlezen bankafschriften;
• Aanpassen opmaak;
• Loonjournaal boekingen;
• Digitale BTW aangiftes;
• Digitale ICP aangiftes;
• Voorraadbeheer;
• Importeren en exporten;
• Aanmaken grootboekrekeningen;
• Afsluiten en overgang boekjaar;
• Diverse overzichten genereren;
• Etc.

Rapportage en planning

Voorafgaand aan de implementatie wordt een planning opgesteld en de werkwijze uitvoerig besproken. Elke week maken we voortgangsrapportages.

De planning is met name bedoeld om de druk op de ketel te houden zodat de gebruikers weten dat ze het pakket binnen nu en een bepaalde periode moeten kennen.

Overgang

Een nieuw pakket sluit het beste aan als een periode uit het oude pakket afgesloten is. Meestal is dat per 1 januari, maar kan ook per kwartaal of half jaar.